Mikä on metatieto

Metatieto (metadata, liitännäistieto, kuvailutieto) on tietoa tiedosta eli kuvailevaa ja määrittävää tietoa jostakin tietovarannosta tai sisältöyksiköstä. Esimerkiksi tyypillistä metatietoa ovat CD-levyn tiedot (levyn nimi, esittäjä, säveltäjä, päivämäärä) tai tekstidokumentin tiedot (viimeksi tallennettu, omistaja, versio, sijainti, julkaisupäivämäärä jne.).

Liitännäistietojen kehittämisellä pyritään tehostamaan tietovarannon käyttöä, koska ne voivat helpottaa tietojärjestelmien välisiä tiedonsiirtoja ja eri paikoissa olevien sisältöjen yhdistämistä. Täten laadukkaat metatiedot voivat myös parantaa informaation löydettävyyttä niin, että hakukoneet pystyvät etsimään tietoa tarkemmin ja monipuolisemmin.

Metatiedon merkitys on kasvanut World Wide Webin myötä. Liitännäistiedon merkitys esimerkiksi tiedon automaattisessa järjestelyssä on olennainen, sillä niitä parantamalla pystytään kehittämään monia asioita, esimerkiksi versionhallintaa, prosessien toimintaa, asiankäsittelyä tai tietojen arkistointia. Liitännäistietoa voi olla tallennettuna myös jostain tiedosta, jota ei enää ole olemassa.

Metatiedot käytännössä

Tyypillisin metatieto, johon tietokoneen käyttäjä yleensä törmää, on tiedostonimi jossain tiedostojärjestelmässä. Toinen tyypillinen päivittäisessä käytössä esiintyvä metatieto on tiedostojen tiedostopääte, joka määrittelee, minkätyyppinen tiedosto on kyseessä ja millaisella ohjelmalla tiedostoa voi käsitellä. Perinteisten tiedostojärjestelmien "liitännäistietojärjestelmä" perustuu yleensä juuri hakemistorakenteisiin ja kuvaaviin tiedostonimiin. Tiedostojärjestelmissä käytettävien tiedostonimien käyttöä voi vakioida vaikka sopimalla nimeämiskäytänteistä. Eräs yleinen tyyli on vuosi-asiayhteys-kirjoittaja-tiedostotunniste (esim. "2002-kuusamonkokous-virtanen-antti.odf"). Lisätarkkuutta tiedostojärjestelmään voidaan saada esimerkiksi koostekansioilla ja luokituksilla.

Tyypillisesti tiedostojen liitännäistieto on tallennettuna tiedostoon tai erilliseen tietokantaan keskitetysti. Esimerkiksi kuva- ja musiikkitiedostoissa on usein tiedostoihin sisällytettynä paljon lisätietoa tekijästä, kohteesta, tiedostokoosta, laadusta tai albumista. Monet kuvankäsittely- ja musiikkiohjelmat toisaalta tallentavat metatietoja myös "mediakirjastoonsa" tai "albumitietokantaansa". Jos mettiedot on tallennettu keskitetysti, eivät ne yleensä siirry mukana tiedostoja siirrettäessä toisaalle esimerkiksi ladattaessa musiikkia kannettavaan soittimeen. Tiedostoon sisällytetyjä liitännäistietoja taas on tiedostoformaatista riippuen hyvin vaihteleva määrä, ja monien sitä tallentavien tiedostoformaattien ongelmia ovat käyttäjille epäyhteensopivuus muiden ohjelmien kanssa tai rajalliset sen tallennusmahdollisuudet.

Metatietojen hyödyllisyys esimerkiksi hakukoneille vaihtelee. Vaikkapa monet tunnetut Internetin hakukoneet eivät juurikaan hyödynnä tiedostojen virallista liitännäistietoa vaan käyttävät tilastollisia analyyseja, sisältöanalyyseja, ulkopuolisten linkkien ja niiden kuvauksien antamaa tietoa.

Erilaisia luokitteluja

Erilaisia luokitteluja metatiedoille on useita. Melko yleinen, mutta kovin karkea luokittelu esimerkiksi jakaa metatiedot kolmeen luokkaan. Luokittelussa metatietoa on kolmenlaista:

  1. Itseisarvoista (tiedoston nimi tai koko)
  2. Kuvailevaa (aihe, otsikko, yleisö, jne.)
  3. Hallinnollista (viimeksi tallennettu, tarkastettu, omistaja, jne.)

Toisenlaisen kolmen kategorian luokittelun on esittänyt esimerkiksi Salminen (2005):

  1. Semanttinen metatieto, jota on sisällön merkitystä kuvaava tieto, esimerkiksi asiasanat, asiakirjan nimeke, aihe, tiivistelmä
  2. Rakennemetatieto, jota on sisältöyksikön fyysistä tai loogista rakennetta tai sisällön kieltä kuvaavaa tietoa
  3. Kontekstuaalinen metatieto, joka kuvaa sisältöyksiköiden ympäristöä jossain tietyssä tilanteessa, esimerkiksi sisältöyksikön luomisaika, tuottaja, käyttäjä ja suhteet muihin sisältöyksiköihin.

Salminen (2005) on myös todennut, että metatietoja voidaan luokitella mitä erilaisimmilla keinoilla. Muun muassa pysyvyydeltään metatiedot voidaan luokitella staattisiksi tai dynaamisiksi, tallennustavoittain upotetuiksi tai ulkoisiksi ja organisoinniltaan hajautetuiksi tai keskitetyiksi.

Metatiedon tuottaminen ja kehittäminen

Metatietoa voidaan tuottaa automaattisesti tai manuaalisesti:

  • automaattisesti
    • dokumenttien ominaisuustiedoista tai rakenteisista dokumenteista erottelemalla
  • manuaalisesti
    • kirjoittamalla dokumentille erillisiä kuvaustietoja.

Perinteisiä metatietojen kehittämismenetelmiä ovat mm.:

  • korteilla ryhmätyönä tehtävä luokittelu
  • olemassa olevien sisältöjen analysointi.

Nykyisin kuvailutietoja kehitetään usein automaattisesti erilaisilla tietokoneohjelmilla analysoimalla olemassa olevia sisältöjä, mutta yhtä lailla tärkeätä on edelleen myös ihmisten tekemä luokittelu, asiasanoittaminen ja kuvailu.